Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
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Ligne directrice 3A : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE par voie électronique
Août 2009
Le présent document remplace la version précédente de la Ligne directrice 3A : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE par voie électronique, parue en décembre 2008. Les lignes verticales sur le côté droit dans la version PDF indiquent les endroits où des changements ont été apportés.
Table des matières
- Renseignements généraux
- Qui doit déclarer les opérations douteuses?
- 2.1 Entités financières
- 2.2 Sociétés et représentants d'assurance-vie
- 2.3 Courtiers en valeurs mobilières
- 2.4 Entreprises de transfert de fonds ou de vente de titres négociables
- 2.5 Mandataires de Sa Majesté
- 2.6 Comptables et cabinets d'expertise comptable
- 2.7 Le secteur immobilier
- 2.8 Casinos
- 2.9 Négociants en métaux précieux et pierres précieuses
- 2.10 Notaires publics et sociétés de notaires de la Colombie-Britannique
- 2.11 Employé(e) d'une entité déclarante
- Exigences en matière de déclaration des opérations douteuses
- 3.1 Inscription à la déclaration par voie électronique
- 3.2 Délais de déclaration des opérations douteuses
- 3.3 Autres genres de déclarations
- 3.4 Modes de déclaration à CANAFE
- 3.5 Renseignements à inclure dans la déclaration d'opérations douteuses
- 3.6 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses
- Déclaration par voie électronique
- Instructions pour remplir une déclaration d'opérations douteuses
- Faites-nous part de vos observations
- Comment nous joindre
1. Renseignements généraux
La loi canadienne intitulée Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) institue des mécanismes visant à déceler et à dissuader le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. Elle cherche également à faciliter les enquêtes ou les poursuites relatives aux infractions commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elle impose des exigences en matière de déclaration, de tenue de documents, de vérification de l'identité des clients et de mise en œuvre d'un programme de conformité aux personnes ou entités décrites à la partie 2.
Si vous êtes l'une de ces personnes ou entités, la présente ligne directrice vous aidera à transmettre des déclarations d'opérations douteuses par voie électronique. Le document donne des précisions sur les délais et les modalités de présentation d'une déclaration au Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) ainsi que sur les renseignements à inclure dans la déclaration.
Cette ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes visées par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les règlements connexes. Préparée uniquement à titre d'information, elle ne constitue pas un avis juridique et ne cherche aucunement à remplacer les textes législatifs et réglementaires. Pour de plus amples renseignements sur le recyclage des produits de la criminalité, le financement des activités terroristes ou toute autre obligation en vertu de la Loi et des règlements connexes, veuillez consulter les lignes directrices de la présente série :
- Guideline 1: Backgrounder explains money laundering, terrorist financing and their international nature. It also provides an outline of the legislative requirements as well as an overview of FINTRAC's mandate and responsibilities.
- Guideline 2: Suspicious Transactions explains how to report a suspicious transaction. It also provides guidance on how to identify a suspicious transaction, including general and industry-specific indicators that may help when conducting or evaluating transactions.
- Guideline 3: Submitting Suspicious Transaction Reports to FINTRAC explains when and how to submit suspicious transaction reports. There are two different versions of Guideline 3, by reporting method.
- Guideline 4: Implementation of a Compliance Regime explains the requirement for reporting entities to implement a regime to ensure compliance with their obligations under the Act and associated Regulations.
- Guideline 5: Submitting Terrorist Property Reports to FINTRAC explains to reporting entities when and how to submit a terrorist property report.
- Guideline 6: Record Keeping and Client Identification explains the requirement for reporting entities to identify their clients and keep records. There are several different versions of Guideline 6, with each one applicable to a particular sector.
- Guideline 7: Submitting Large Cash Transaction Reports to FINTRAC explains when and how to submit large cash transaction reports. There are two different versions of Guideline 7, by reporting method.
- Guideline 8: Submitting Electronic Funds Transfer Reports to FINTRAC explains when and how to submit electronic funds transfer reports. There are three different versions of Guideline 8, by type of electronic funds transfer and reporting method.
- Guideline 9: Submitting Alternative to Large Cash Transaction Reports to FINTRAC explains when and how financial entities can choose the alternative to large cash transaction reports. This is only applicable to financial entities.
- Guideline 10: Submitting Casino Disbursement Reports to FINTRAC explains when and how to submit casino disbursement reports. There are two different versions of Guideline 10, by reporting method.
Pour obtenir de plus amples renseignements après avoir lu l'une ou l'autre des lignes directrices de la présente série, veuillez composer le numéro sans frais du service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.
Vous remarquerez qu'à plusieurs endroits de ce document des renvois sont faits à de l'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web externes. CANAFE n'est aucunement responsable de l'exactitude et de la fiabilité des renseignements que renferment ces sites. Les renvois reposent sur l'information disponible à la date de parution de cette ligne directrice.
Dans la présente ligne directrice, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) représente un montant en dollars canadiens ou un équivalent en devise étrangère. De même, l'emploi de l'expression « entité déclarante » renvoie à toute personne ou entité tenue de présenter des déclarations à CANAFE.
Pour apprendre en quoi consiste une opération douteuse, veuillez consulter la Ligne directrice 2 : Opérations douteuses.
2. Qui doit déclarer les opérations douteuses?
Si vous êtes l'une des personnes ou des entités déclarantes mentionnées ci‑dessous, vous êtes tenu de déclarer les opérations douteuses à CANAFE.
2.1 Entités financières
Les entités financières sont des banques (c'est-à-dire celles figurant aux annexes I ou II de la Loi sur les banques) ou des banques étrangères autorisées quant à l'exercice d'activités au Canada, des coopératives de crédit, des caisses populaires, des sociétés de fiducie, des sociétés de prêt, ainsi que des mandataires de Sa Majesté qui se livrent à l'acceptation de dépôts sont des entités financières.
Si vous êtes une entité financière et que vous avez des filiales étrangères ou des succursales à l'étranger, vous n'êtes pas tenu de déclarer les opérations douteuses se déroulant dans ces succursales ou filiales à l'étranger.
2.2 Sociétés et représentants d'assurance-vie
Une société d'assurance-vie est une société régie par une loi provinciale; une société d'assurance-vie ou société d'assurance-vie étrangère est une société régie par la Loi sur les sociétés d'assurances. Un représentant d'assurance-vie est une personne ou une entité autorisée par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale à prendre des arrangements pour la conclusion de polices d'assurance-vie.
Si vous êtes une société d'assurance-vie et que vous avez des filiales étrangères ou des succursales à l'étranger, vous n'êtes pas tenu de déclarer les opérations douteuses se déroulant dans ces succursales ou filiales à l'étranger.
2.3 Courtiers en valeurs mobilières
Un courtier en valeurs mobilières est une personne ou une entité autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers, ou à la prestation de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.
Si vous êtes un courtier en valeurs mobilières, et que vous avez des filiales étrangères ou des succursales à l'étranger, vous n'êtes pas tenu de déclarer les opérations douteuses se déroulant dans ces succursales ou filiales à l'étranger.
2.4 Entreprises de transfert de fonds ou de vente de titres négociables
Une entreprise de transfert de fonds ou de vente de titres négociables (ou une « entreprise de services monétaires ») est une personne ou une entité qui exploite une entreprise et se livre à l'une ou l'autre des opérations suivantes :
- effectue des opérations de change;
- remet des fonds ou transmet des fonds par tout moyen ou par l'intermédiaire d'une personne, d'une entité ou d'un réseau de télévirements;
- émet ou rachète des mandats-poste, des chèques de voyage ou des titres négociables semblables. Le rachat (c'est-à dire l'encaissement) de chèques libellés au nom d'une personne ou d'une entité est exclu de ces opérations.
Il peut aussi s'agir de systèmes parallèles de remise de fonds, comme les hawala, hundi, chitti, etc.
Pour de plus amples renseignements sur les entreprises de services monétaires, veuillez lire le bulletin d'interprétation de CANAFE no 1 qui se trouve dans la catégorie « Publications générales » à la page Publications du site Web de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca).
2.5 Mandataires de Sa Majesté
Les mandataires de Sa Majesté sont des ministères ou des mandataires de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province. Si vous êtes mandataire de Sa Majesté et que vous vendez ou rachetez des mandats-poste, les exigences de déclaration expliquées dans la présente ligne directrice s'appliquent à vous.
Si vous êtes mandataire de Sa Majesté et que vous vous livrez à l'acceptation de dépôts dans le cadre des services financiers que vous fournissez au public, vous êtes considérés une entité financière (voir le paragraphe 2.1).
Si vous êtes un mandataire de Sa Majesté qui vend au public des métaux précieux, vous êtes considéré un négociant en métaux précieux et pierres précieuses (voir le paragraphe 2.9).
2.6 Comptables et cabinets d'expertise comptable
Un comptable est un comptable agréé, un comptable général licencié ou un comptable en management accrédité. Un cabinet d'expertise comptable est une entité qui exploite une entreprise de prestation de services d'expertise comptable au public et qui compte au moins un comptable parmi ses associés, ses employés ou ses gestionnaires.
Si vous êtes un comptable ou un cabinet d'expertise comptable, les exigences de déclaration expliquées dans la présente ligne directrice s'appliquent à vous lorsque vous exercez l'une des activités suivantes pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) ou lorsque vous donnez des instructions à l'égard d'une de ces activités pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) :
- la réception ou le paiement de fonds;
- l'achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers, d'actifs commerciaux ou d'entités;
- le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.
L'exigence de déclarer les opérations douteuses ne s'appliquera pas en ce qui a trait à la réception même des honoraires professionnels. Cela signifie que la réception d'honoraires professionnels ne déclenchera pas l'exigence de déclarer. Toutefois, vous devrez respecter les exigences en matière de déclaration lorsque vous vous livrerez aux activités précisées plus haut, que vous receviez ou non des honoraires ou une lettre-contrat à cette fin. Vous serez donc assujetti à ces exigences, même si vous vous livrez à ces activités bénévolement.
De plus, les activités d'un comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable autres que celles précisées plus haut, comme les activités exercées dans le cadre d'une mission de vérification, d'examen ou de compilation effectuée conformément aux recommandations du Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA), ne l'obligent pas à se conformer aux exigences en matière de déclaration.
La prestation d'un conseil à un client, dans le cadre de la relation entre un comptable et son client, ne constitue pas une instruction. Pour des précisions à ce sujet, veuillez lire le bulletin d'interprétation de CANAFE no 2 qui se trouve dans la catégorie « Publications générales » à la page Publications du site Web de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca).
2.7 Le secteur immobilier
Les courtiers et les agents immobiliers
Les courtiers et les agents immobiliers sont des personnes ou des entités autorisées, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers. L'exigence de déclarer les opérations douteuses s'applique à eux lorsqu'ils agissent à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. Cela comprend la vente ou l'achat de terrains, bâtiments, maisons, etc. Les exigences décrites dans cette ligne directrice s'appliquent pour ces activités, que l'agent ou le courtier reçoive ou non une commission et même si ce dernier n'a aucune responsabilité fiduciaire pour ces activités.
Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier, ces exigences ne s'appliqueront pas à vous si vos activités se rapportent à la gestion immobilière. Donc, si vous effectuez uniquement de la location de biens immobiliers, sans vente ou achat, les exigences décrites dans cette ligne directrice ne s'appliquent pas à vous.
Promoteurs immobiliers
Un promoteur immobilier est une personne ou une entité, autre qu'un courtier ou un agent immobilier, qui au cours d'une année civile après 2007, a vendu au public, selon le cas :
- au moins cinq maisons ou unités condominiales neuves;
- au moins un immeuble commercial ou industriel neuf;
- au moins un immeuble résidentiel à logements multiples neuf ou plus contenant cinq logements;
- au moins deux immeubles résidentiels à logements multiples neufs ou plus contenant au total cinq logements.
Dès le 20 février 2009, si vous êtes un promoteur immobilier, les exigences de déclaration expliquées dans la présente ligne directrice s'appliquent à vous lorsque vous vendez au public, selon le cas :
- une maison neuve;
- une unité condominiale neuve;
- un immeuble commercial ou industriel neuf;
- un immeuble résidentiel à logements multiples neuf.
Si vous êtes une entité qui est une personne morale, vous êtes aussi un promoteur immobilier peu importe que vous vendiez l'un des immeubles ci-dessus pour votre propre compte ou pour celui d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe. Dans ce contexte, une entité est membre du même groupe qu'une autre entité lorsque l'une est entièrement propriétaire de l'autre ou lorsque qu'elles sont toutes les deux sous la propriété d'une autre entité.
2.8 Casinos
Un casino s'entend d'un établissement autorisé par un gouvernement canadien provincial, territorial ou fédéral à exercer une activité dans un établissement permanent où l'on peut jouer à la roulette, à des jeux de cartes et où se trouve une machine à sous autre qu'un appareil de loterie vidéo.
Les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent être autorisés à exercer temporairement une activité à des fins caritatives. Si l'activité se déroule dans l'établissement d'un casino pendant au plus deux jours consécutifs, sous la surveillance du casino, elle est présumée être une activité du casino qui en assure la supervision. Le casino est alors responsable de la déclaration expliquée dans la présente ligne directrice.
2.9 Négociants en métaux précieux et pierres précieuses
Un négociant en métaux précieux et pierres précieuses est une personne ou une entité qui achète ou vend des métaux précieux, des pierres précieuses ou des bijoux dans le cadre de ses activités commerciales. Les métaux précieux comprennent l'or, l'argent, le palladium ou le platine sous forme de pièces de monnaies, de barres, de lingots, de granules ou sous toute autre forme semblable. Les pierres précieuses comprennent les diamants, les saphirs, les émeraudes, les tanzanites, les rubis et les alexandrites. Un bijou est un objet fait d'or, d'argent, de palladium, de platine, de perles ou de pierres précieuses destiné à être porté comme parure personnelle.
Dès le 30 décembre 2008, si vous êtes un négociant en métaux précieux et pierres précieuses, les exigences de déclaration expliquées dans la présente ligne directrice s'appliquent à vous lorsque vous vous livrez à l'achat ou à la vente de métaux précieux, de pierres précieuses ou de bijoux pour une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération. Toutefois, vous n'êtes pas assujetti aux exigences de déclaration lorsque vous achetez ou vendez, directement ou non, des métaux précieux, des pierres précieuses ou des bijoux pour fabriquer des bijoux, pour extraire des métaux précieux ou des pierres précieuses d'une mine, ou pour tailler ou polir des pierres précieuses.
Dès le 30 décembre 2008, un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province est considéré un négociant en métaux précieux et pierres précieuses lorsqu'il vend au public des métaux précieux pour une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération.
2.10 Notaires publics et sociétés de notaires de la Colombie-Britannique
Un notaire public de la Colombie-Britannique désigne une personne qui est membre de la Society of Notaries Public of British Columbia. Une société de notaires de la Colombie-Britannique désigne une entité qui exploite une entreprise de prestation de services notariaux au public dans la province de la Colombie-Britannique selon le Notaries Act de cette province.
Dès le 30 décembre 2008, si vous êtes un notaire public de la Colombie-Britannique ou une société de notaires de la Colombie-Britannique, les exigences de déclaration expliquées dans la présente ligne directrice s'appliquent à vous lorsque vous exercez l'une des activités suivantes pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) ou lorsque vous donnez des instructions à l'égard d'une de ces activités pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) :
- la réception ou le paiement de fonds (autres que ceux reçus ou payés à titre d'honoraires, de débours, de dépenses ou de cautionnement);
- l'achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers, d'actifs commerciaux ou d'entités;
- le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.
2.11 Employé(e) d'une entité déclarante
Aux fins de la déclaration des opérations douteuses, les employés des « entités déclarantes » décrites ci-dessus sont également considérés comme des « entités déclarantes ». Vous devez donc soumettre une déclaration au sujet d'une opération douteuse à CANAFE, à moins de l'avoir portée à la connaissance de votre supérieur.
Si vous êtes un employé et que vous devez soumettre une déclaration d'opérations douteuses en votre nom (c'est-à-dire non au nom de votre employeur), consultez la Ligne directrice 3B : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE sur support papier.
3. Exigences en matière de déclaration des opérations douteuses
3.1 Inscription à la déclaration par voie électronique
En tant qu'entité déclarante, vous devez être inscrit au système de déclaration par voie électronique de CANAFE pour pouvoir lui transmettre des déclarations par voie électronique. Au moment de votre inscription, CANAFE vous attribuera un numéro d'identification, que vous devrez inclure dans vos déclarations.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les modalités d'inscription au système de déclaration par voie électronique de CANAFE, communiquez avec nous tel qu'expliqué à la partie 7.
3.2 Délais de déclaration des opérations douteuses
Si vous êtes une entité déclarante selon la description donnée à la partie 2, vous êtes tenu de présenter une déclaration d'opérations douteuses à CANAFE lorsque vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération réelle ou tentée est liée à la perpétration réelle ou tentée d'une infraction de blanchiment d'argent ou d'une infraction de financement d'activités terroristes.
Il n'y a aucun montant minimal requis pour la déclaration d'une opération douteuse. La Ligne directrice 2 : Opérations douteuses donne de plus amples renseignements sur la façon de reconnaître ce genre d'opérations.
Les déclarations transmises à CANAFE doivent renfermer des renseignements précis (voir la partie 5). Lorsque vous établissez qu'il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération est liée à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes, vous disposez de 30 jours civils pour présenter une déclaration comportant tous les renseignements requis et pertinents.
Ce délai de 30 jours commence dès que vous ou l'un de vos employés détectez un fait au sujet d'une opération qui constitue un motif raisonnable de soupçonner que cette opération est liée à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes. Si un tel fait est détecté au moment de l'opération, le délai de déclaration débute à ce moment. Si le fait n'est pas détecté au moment de l'opération, le délai de 30 jours peut commencer plus tard. Par exemple, si le fait est détecté lors d'un examen subséquent effectué par le personnel de la sécurité de l'entreprise, le délai de 30 jours commence au moment où ce personnel prend connaissance du fait.
3.3 Autres genres de déclarations
D'autres exigences en matière de déclaration imposées aux entités déclarantes en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes sont expliquées dans les lignes directrices suivantes :
- Ligne directrice 5 : Déclaration à CANAFE de biens appartenant à un groupe terroriste;
- Ligne directrice 7 : Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE;
- Ligne directrice 8 : Déclaration des télévirements à CANAFE.
3.4 Modes de déclaration à CANAFE
Déclaration par voie électronique
À titre d'entité déclarante, vous devez présenter toutes vos déclarations d'opérations douteuses à CANAFE par voie électronique si vous avez les moyens techniques de le faire. Les spécifications techniques minimales sont les suivantes :
- un ordinateur personnel comportant les caractéristiques suivantes :
- 32 Mo de mémoire (64 Mo ou plus est préférable);
- un affichage vidéo 640 x 480 VGA (800 x 600 ou plus est préférable);
- un système d'exploitation permettant l'utilisation d'un navigateur Web;
- une connexion Internet.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la présentation de déclarations à CANAFE par voie électronique, consultez la partie 4.
Exception pour les employés en ce qui concerne la déclaration des opérations douteuses
Si vous êtes l'employé d'une entité déclarante, vous êtes vous-même une « entité déclarante », mais uniquement aux fins de la déclaration des opérations douteuses. Vous devez donc soumettre une déclaration au sujet d'une opération douteuse à CANAFE, à moins de l'avoir portée à la connaissance de votre supérieur. Si c'est le cas, et que vous devez soumettre une déclaration au sujet d'une opération douteuse que vous n'avez pas portée à l'attention de votre supérieur, vous n'êtes pas considéré comme ayant les moyens techniques de produire vos déclarations par voie électronique. Vous devez donc produire votre déclaration sur support papier, de la manière indiquée ci-dessous.
Cette exception ne s'applique pas si vous présentez une déclaration d'opérations douteuses au nom de votre employeur ou de quiconque est une entité déclarante.
Déclaration sur support papier
Si vous n'avez pas les moyens techniques de transmettre vos déclarations par voie électronique, vous devez le faire sur support papier. Veuillez vous reporter à la Ligne directrice 3B : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE sur support papier pour obtenir plus de précisions sur ce mode de déclaration.
3.5 Renseignements à inclure dans la déclaration d'opérations douteuses
Il est possible que plusieurs opérations aient donné naissance à vos soupçons relativement à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes. Si c'est le cas, vous devez présenter dans la même déclaration toutes les opérations ayant contribué à éveiller ces soupçons.
En remplissant tous les champs pertinents de vos déclarations, vous aidez grandement CANAFE à cerner les activités pouvant être liées au blanchiment d'argent ou au financement d'activités terroristes. Par ailleurs, en ce qui concerne les déclarations d'opérations douteuses, le fait d'expliquer en détail ce qui vous a poussé à avoir des soupçons est extrêmement utile au travail d'analyse de CANAFE.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les éléments à inclure dans la déclaration d'opérations douteuses, veuillez consulter la partie 5 ainsi que l'annexe 1.
3.6 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses
Lorsque vous transmettrez une déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous serez tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 6 : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients, pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations liées à la tenue de documents.
Si vous transmettez vos déclarations au moyen de F2R, vous avez la possibilité de sauvegarder et d'imprimer votre déclaration avant de la transmettre à CANAFE. Si vous transmettez vos déclarations au moyen du transfert de fichiers par lots, les copies de vos déclarations se trouveront dans votre copie du fichier de lot.
4. Déclaration par voie électronique
4.1 Options de déclaration par voie électronique
À titre d'entité déclarante, vous devez déclarer les opérations douteuses à CANAFE par voie électronique si vous avez les moyens techniques de le faire (voir le paragraphe 3.4).
Vous disposerez des deux options suivantes pour la déclaration par voie électronique :
- le site Web sécurisé de CANAFE (F2R);
- le transfert de fichiers par lots.
Ces deux options permettent la transmission sécurisée de vos données chiffrées afin d'en préserver la confidentialité et l'intégrité. Les déclarations faisant appel au transfert de fichiers par lots nécessitent toutefois des ressources techniques supérieures à celles décrites au paragraphe 3.4.
4.2 Manière de remplir une déclaration par voie électronique
Déclaration au moyen de F2R
F2R renferme les écrans de déclaration des opérations douteuses ainsi que des instructions sur la manière de les remplir. Des menus déroulants s'affichent lorsqu'un code ou un choix particulier est requis.
Consultez l'annexe 1 pour connaître la manière de remplir une déclaration d'opérations douteuses et obtenir des précisions sur l'information requise pour chaque champ de la déclaration. Consultez l'annexe 2 pour apprendre comment naviguer dans les écrans de déclaration de F2R.
Déclaration au moyen du transfert de fichiers par lots
Pour avoir recours au transfert de fichiers par lots, vous devez obtenir un certificat d'infrastructure à clé publique (ICP) ainsi que le logiciel spécialisé auprès de CANAFE. La page de déclaration du site Web de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca) donne de plus amples renseignements sur la manière de se les procurer.
Pour en savoir plus sur la déclaration des opérations douteuses au moyen du transfert de fichiers par lots, veuillez consulter le document intitulé Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots, accessible à partir de la section « Publications » sous la rubrique « Documentation technique » du site Web de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca). Vous pouvez également vous reporter à l'annexe 1 de la présente ligne directrice pour obtenir des instructions sur ce que doit contenir chaque champ de la déclaration d'opérations douteuses.
4.3 Accusé de réception d'une déclaration transmise par voie électronique
Après avoir reçu votre déclaration d'opérations douteuses par voie électronique, CANAFE vous enverra un accusé de réception.
Si vous utilisez le transfert de fichiers par lots pour vos déclarations, vous recevrez deux accusés de réception. Le premier vous confirmera que votre lot a bel et bien été reçu par CANAFE. Le second vous indiquera que votre lot a été traité.
Pour chaque déclaration transmise au moyen de F2R, vous recevrez un accusé de réception qui indiquera la date et l'heure de réception de la déclaration ainsi qu'un numéro d'identification attribué par CANAFE. Ces accusés de réception seront conservés dans F2R et disponibles à des fins de consultation ou d'impression.
4.4 Corrections à apporter à une déclaration
Si vous devez corriger une déclaration transmise au moyen de F2R, vous devez le faire d'après l'accusé de réception pour cette déclaration.
Si vous devez corriger une déclaration transmise au moyen du transfert de fichiers par lots, vous devez le faire selon le choix d'options de correction que vous avez fait lors de votre inscription. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter les Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots ainsi que les documents concernant l'inscription auprès de CANAFE et l'utilisation de F2R.
5. Instructions pour remplir une déclaration d'opérations douteuses
5.1 Instructions générales
Les instructions pour remplir les différents champs des écrans de la Déclaration d'opérations douteuses sont présentées à l'annexe 1. Des instructions supplémentaires sont présentées à l'annexe 2, qui permettent de naviguer dans les différents écrans de F2R.
Les instructions des annexes 1 et 2 portent sur les écrans de déclaration de F2R. Celles qui traitent notamment de la manière de remplir les différents champs peuvent également servir à quiconque transmet ses déclarations d'opérations douteuses au moyen du transfert de fichiers par lots. Si vous utilisez le transfert de fichiers par lots, vous devez consulter les Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots, en plus de l'annexe 1.
Comme il est expliqué au paragraphe 3.4, si vous n'avez pas les moyens techniques de produire vos déclarations par voie électronique, vous devez consulter la Ligne directrice 3B : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE sur support papier.
Les champs de la déclaration sont soit « obligatoires », soit « obligatoires le cas échéant », soit « requérant des efforts raisonnables pour obtenir les renseignements ».
- Obligatoires : Tous les champs de la déclaration marqués d'un astérisque (*) doivent être remplis.
- Obligatoires le cas échéant : Les champs présentant à la fois un astérisque et la mention « le cas échéant » doivent être remplis uniquement s'ils vous concernent ou se rapportent à l'opération faisant l'objet de la déclaration.
- Requérant des efforts raisonnables : Pour tous les autres champs, soit ceux ne comportant pas d'astérisque, vous devez faire des efforts raisonnables pour obtenir les renseignements demandés, c'est-à-dire que vous devez essayer de les obtenir. Si vous disposez des renseignements, vous êtes tenu de les fournir dans la déclaration. Si les renseignements ne sont pas disponibles au moment de l'opération, ni consignés dans vos fichiers ou vos dossiers, vous pouvez ne rien inscrire dans le champ correspondant.
5.2 Accès aux écrans de déclaration de F2R
Pour avoir accès à F2R, les entités déclarantes doivent tout d'abord s'inscrire auprès de CANAFE aux fins de la déclaration par voie électronique. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter les documents concernant l'inscription auprès de CANAFE et l'utilisation de F2R.
Vous pouvez accéder à F2R à partir de la page « Déclaration du site Web principal de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca). Si vous êtes autorisé à remplir des déclarations d'opérations douteuses, vous pourrez sélectionner ce genre de déclaration dans F2R. Vous serez en mesure de produire une nouvelle déclaration ou de compléter une déclaration déjà commencée (c'est-à-dire une déclaration qui n'a jamais été transmise à CANAFE). Pour en savoir plus sur la manière de remplir une déclaration, veuillez vous reporter aux annexes 1 et 2 de la présente ligne directrice.
Par ailleurs, selon les droits d'accès que vous aurez reçus, il est possible que vous puissiez présenter une demande de modification d'une déclaration déjà produite (c'est-à-dire une déclaration qui a déjà été transmise à CANAFE). Le paragraphe 5.4 donne des instructions sur la manière de soumettre des modifications à une déclaration transmise antérieurement.
5.3 Instructions pour produire une nouvelle déclaration
La Déclaration d'opérations douteuses comporte neuf parties, dont certaines ne doivent être remplies que si elles se rapportent à l'opération faisant l'objet de la déclaration.
Consultez l'annexe 1 pour connaître les instructions concernant les champs de chacune des parties de la déclaration. Si vous utilisez F2R, consultez également l'annexe 2 pour connaître la manière de naviguer dans les différents écrans de la déclaration. Si vous utilisez le transfert de fichiers par lots, consultez les Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots, en plus de l'annexe 1.
5.4 Instructions pour modifier une déclaration transmise antérieurement
Si vous souhaitez modifier une déclaration d'opérations douteuses transmise antérieurement, vous devez soumettre vos modifications à CANAFE à l'intérieur du délai de déclaration. En d'autres mots, vous devez transmettre cette information à CANAFE dans les 30 jours civils suivant la date où vous avez eu des motifs raisonnables de soupçonner qu'il pouvait s'agir d'une opération douteuse, comme cela est expliqué au paragraphe 3.2.
Si vous transmettez vos déclarations au moyen du transfert de fichiers par lots, veuillez vous reporter au document technique intitulé Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots pour savoir comment corriger des déclarations transmises antérieurement au sein d'un lot. Si vous choisissez plutôt d'utiliser F2R, veuillez lire le paragraphe 5.5. Le fait de choisir F2R signifie que vous ne pouvez pas soumettre des corrections au moyen du transfert de fichiers par lots.
Si vous transmettez vos déclarations au moyen de F2R, veuillez lire le paragraphe 5.5.
5.5 Modification d'une déclaration au moyen de F2R
Si vous devez modifier une déclaration d'opérations douteuses que vous avez déjà transmise à CANAFE, vous devez demander que cette déclaration vous soit retournée à cette fin. Sélectionnez « Accusés de réception » à partir du menu de gauche pour trouver la déclaration à modifier. Une fois que vous avez choisi la déclaration que vous voulez modifier, sélectionnez le bouton « Demander pour fins de modification » dans le haut de l'écran. Peu après, vous pourrez accéder aux écrans de la déclaration à partir de la file d'attente « Demandées pour fins de modification ».
Explication des modifications
Avant de pouvoir présenter à CANAFE les modifications apportées à une déclaration, vous devez les justifier.
N'oubliez pas que vous devez respecter les délais prévus pour la déclaration dans le cadre de toute modification. En d'autres mots, ces renseignements doivent être transmis à CANAFE dans les délais de déclaration de 30 jours civils.
6. Faites-nous part de vos observations
Ces lignes directrices seront mises à jour périodiquement. Si vous avez des commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider à en améliorer le contenu, veuillez les acheminer à l'adresse postale donnée ci-dessous, ou faites parvenir un courriel à guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.
7. Comment nous joindre
Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE, sur ses activités ou sur la présentation de déclarations, veuillez visiter le site Web de CANAFE, à http://www.canafe-fintrac.gc.ca, ou communiquez directement avec nous de l'une ou l'autre des manières suivantes :
Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
234, avenue Laurier Ouest, 24e étage
Ottawa (Ontario) K1P 1H7
CANADA
Numéro de téléphone sans frais : 1-866-346-8722
