Ligne directrice 6 D : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Comptables

Juillet 2010

Le présent document remplace la version précédente de la Ligne directrice 6 D : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Comptables, publiée en mars 2009. Les lignes verticales sur le côté droit dans la version PDF indiquent les endroits où des changements ont été apportés.

Table des matières

1. Renseignements généraux
2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients
3. Documents à tenir
   • 3.1 Exceptions générales concernant la tenue de documents
   • 3.2 Relevés d'opérations importantes en espèces
   • 3.3 Relevés de réception de fonds
   • 3.4 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses
   • 3.5 Documents concernant la vérification de l'identité
4. Identification des clients
   • 4.1 Quand et comment devez-vous vérifier l'identité des clients?
   • 4.2 Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client
   • 4.3 Vérification de l'identité des clients pour les opérations importantes en espèces
   • 4.4 Vérification de l'identité dans le cadre d'une opération douteuse
   • 4.5 Vérification de l'identité des clients pour les relevés de réception de fonds
   • 4.6 Comment vérifier l'identité d'une personne
   • 4.7 Vérification de l'identité des clients pour les personnes morales et les autres entités
   • 4.8 Tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients
5. Détermination quant aux tiers et documents connexes
   • 5.1 Détermination quant aux tiers
   • 5.2 Documents sur les tiers
6. Comment tenir les documents?
7. Pénalités pour non-conformité
8. Faites-nous part de vos observations
9. Comment nous joindre?

• Retour à la ligne directrice 6
• Retour au menu des lignes directrices

Ligne directrice 6 D : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Comptables (version PDF, 91 Ko)

1. Renseignements généraux

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes a pour objectif de déceler et de dissuader le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Elle vise également à faciliter les enquêtes et les poursuites relativement aux infractions commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elle impose des exigences en matière de déclaration, de tenue de documents, de vérification de l'identité des clients et de mise en œuvre d'un programme de conformité aux comptables et cabinets d'expertise comptable.

Un comptable est un comptable agréé, un comptable général licencié ou un comptable en management accrédité. Un cabinet d'expertise comptable est une entité qui exploite une entreprise de prestation de services d'expertise comptable au public et qui compte au moins un comptable parmi ses associés, ses employés ou ses gestionnaires.

Si vous êtes un comptable ou un cabinet d'expertise comptable, vous êtes assujetti aux exigences décrites dans cette ligne directrice seulement lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités décrites à la partie 2.

La présente ligne directrice a été préparée pour vous aider à vous acquitter de vos obligations en ce qui touche la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients.

Cette ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes visées par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les textes réglementaires connexes. Préparée uniquement à titre d'information, elle ne constitue pas un avis juridique et ne cherche aucunement à remplacer les textes législatifs et réglementaires.

Les obligations concernant la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients pour d'autres catégories de personnes et d'entités déclarantes sont expliquées par secteur dans d'autres versions de la présente ligne directrice (entités financières, courtiers en valeurs mobilières, sociétés et représentants d'assurance-vie, entreprises de services monétaires, mandataires de Sa Majesté qui vendent ou rachètent des mandats-poste, secteur de l'immobilier, négociants en métaux précieux et pierres précieuses, notaires de la Colombie-Britannique et casinos).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le recyclage des produits de la criminalité, le financement des activités terroristes ou toute autre exigence qui s'applique à vous en vertu de la Loi et des règlements, veuillez consulter les lignes directrices de la présente série :

• Ligne directrice 1 : Renseignements généraux - Explique en quoi consistent le blanchiment d'argent et le financement d'activités terroristes, y compris leur caractère transnational. Présente également les grandes lignes des exigences législatives et donne un aperçu du mandat et des responsabilités de CANAFE.
• Ligne directrice 2 : Opérations douteuses - Fournit des explications sur la déclaration d'opérations douteuses. Donne également des instructions sur la façon de déceler les opérations douteuses et présente des indicateurs communs et sectoriels pouvant être utiles lorsqu'on effectue ou évalue des opérations.
• Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE – Explique aux entités déclarantes quand et comment faire des déclarations d’opérations douteuses. Cette ligne directrice comporte deux versions, chacune portant sur un mode de déclaration différent.
• Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d’un programme de conformité – Explique l’exigence pour les entités déclarantes de mettre en œuvre un programme visant à assurer le respect de leurs obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements connexes.
• Ligne directrice 5 : Déclaration à CANAFE de biens appartenant à un groupe terroriste – Explique aux entités déclarantes quand et comment faire des déclarations de biens appartenant à un terroriste ou à un groupe terroriste.
• Ligne directrice 6 : Tenue de documents et vérification de l’identité des clients – Explique aux entités déclarantes en quoi consistent les exigences de tenue de documents et d’identification des clients auxquelles elles sont assujetties. Cette ligne directrice comporte plusieurs versions, chacune à l’intention d’un secteur d’activité différent.
• Ligne directrice 7 : Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE – Explique quand et comment faire des déclarations relatives aux opérations importantes en espèces. Cette ligne directrice comporte deux versions, chacune portant sur un mode de déclaration différent.
• Ligne directrice 8 : Déclaration des télévirements à CANAFE - Explique quand et comment faire des déclarations relatives aux télévirements. Il existe trois versions de cette ligne directrice, selon le type de télévirement et la méthode de déclaration.
• Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces à CANAFE - Explique quand et comment les entités financières peuvent choisir l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces. Seules les entités financières peuvent exercer ce choix.
• Ligne directrice 10 : Présentation des déclarations relatives à un déboursement de casino à CANAFE – Cette ligne directrice explique quand et comment faire des déclarations relatives à un déboursement de casino. Elle comporte deux versions, selon la méthode de déclaration.

Pour obtenir de plus amples renseignements après avoir lu l'une ou l'autre des lignes directrices de la présente série, veuillez composer le numéro sans frais du service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.

Vous remarquerez qu'à plusieurs endroits de ce document des renvois sont faits à de l'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web externes. CANAFE n'est aucunement responsable de l'exactitude et de la fiabilité des renseignements qu'ils renferment. Ces liens renvoient à l'information disponible au moment de la parution de cette ligne directrice.

Dans la présente ligne directrice, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens ou à son équivalent en devises étrangères. De plus, les montants en espèces signifient de l'argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque et monnaie). Dans ce contexte, les montants en espèces ne signifient pas des chèques, des mandats ou d'autres instruments monétaires de même nature. En outre, par courtier en valeurs mobilières on entend une personne ou une entité autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.

Il se pourrait que vos politiques et vos procédures prévoient des situations autres que celles décrites dans la présente et que vous deviez tenir d'autres documents à des fins différentes de celles visant le respect de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Par exemple, l'organisme de réglementation de votre association professionnelle peut vous demander de mettre en œuvre des politiques et des procédures supplémentaires, le délai de conservation de vos documents peut varier à des fins autres que celles décrites ici.

2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients

En tant que comptable ou cabinet d'expertise comptable, vous devez remplir les exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités qui suivent pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) ou lorsque vous donnez des instructions à l'égard d'une de ces activités pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) :

• la réception ou le paiement de fonds;
• l'achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers, d'actifs commerciaux ou d'entités;
• le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.

Vous n'êtes plus assujetti à ces exigences lorsque vous recevez des honoraires professionnels. Cela signifie que vous n'avez pas à vous conformer aux exigences pour la réception d'honoraires professionnels. Toutefois, vous êtes assujetti aux exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients lorsque vous exercez l'une des activités précisées ci-dessus, peu importe que vous receviez ou non des honoraires pour ces activités ou qu'une lettre de mission y soit associée ou non. En d'autres mots, vous êtes assujetti à ces exigences même lorsque vous exercez ces activités bénévolement.

Les activités d'un comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable autres que celles précisées plus haut, comme les activités exercées dans le cadre d'une mission de vérification, d'examen ou de compilation effectuée conformément aux recommandations du Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA), ne les obligent pas à se conformer aux exigences en matière de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients.

La prestation d'un conseil à un client, dans le cadre de la relation entre un comptable et son client, ne constitue pas une instruction. Si vous avez besoin d'éclaircissements à ce sujet, consultez le bulletin d'interprétation numéro 2 de CANAFE, disponible sous la rubrique « Publications générales » sur la page des publications du site Web de CANAFE (http://www.canafe-fintrac.gc.ca).

En tant que comptable ou cabinet d'expertise comptable, lorsque vous exercez l'une de ces activités, vos obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients sont les suivantes :

• Lorsque vous effectuez une opération importante en espèces, vos obligations sont les suivantes :
  • tenir un relevé d'opération importante en espèces (voir la partie 3);
  • vérifier l'identité de la personne (voir la partie 4);
  • effectuer une détermination quant au tiers et tenir les documents connexes (voir la partie 5).
  
  
• Lorsque vous recevez des fonds, qu'ils soient en espèces ou non, pour un montant de 3 000 $ ou plus, vos obligations sont les suivantes :
  • tenir un relevé de réception de fonds (voir la partie 3);
  • vérifier l'identité du client de qui vous recevez les fonds (voir la partie 4).
  
  
• Lorsque vous transmettez une déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous devez :
  • vérifier l'identité de la personne qui a effectué l'opération, si ce n'est déjà fait (voir la partie 4);
  • tenir une copie de la déclaration (voir la partie 3).

Certaines exceptions s'appliquent et elles sont expliquées dans chacune des parties.

L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales effectuées au Canada est protégée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou de lois provinciales de même nature. Vous devez aviser les personnes que vous recueillez des renseignements personnels à leur sujet. Toutefois, vous n'avez pas à les en aviser si vous incluez ces renseignements dans l'une des déclarations que vous devez présenter à CANAFE. Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilités à cet égard à partir des sources suivantes :

• Industrie Canada (Protection des renseignements en affaires);
• le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. (http://www.priv.gc.ca).
  • Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a produit et affiché sur son site Web un document de questions et réponses intitulé: La LPRPDE et la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (http://www.priv.gc.ca/resource/t_faqs_index_f.cfm) qui vous aidera à comprendre vos responsabilités en vertu des deux lois fédérales.

3. Documents à tenir

En tant que comptable ou cabinet d'expertise comptable, vous devez tenir les documents suivants, en plus des documents décrits à la partie 5 lorsque vous exercez l'une des activités décrites au début de la partie 2 :

• relevés d'opérations importantes en espèces;
• relevés de réception de fonds;
• les documents reliés aux déclarations d'opérations douteuses.

Des renseignements détaillés sur chaque type de document sont fournis aux paragraphes 3.2 à 3.4. Également, la partie 6 explique comment les documents doivent être tenus.

La partie 4 explique les exigences en matière de vérification de l'identité des clients qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la tenue de documents.

3.1 Exceptions générales concernant la tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver de l'information si celle-ci se trouve déjà dans un autre document que vous tenez en vertu des présentes règles (décrites dans cette ligne directrice).

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents décrits au paragraphe 3.3 lorsque vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale ayant un actif très important. La même exception s'applique aux filiales de ce type d'entités si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Dans ce contexte, par organisme public on entend l'une des entités suivantes ou son mandataire :

• un ministère fédéral ou provincial canadien ou un mandataire de Sa Majesté;
• un organisme municipal canadien constitué en personne morale (y compris une ville, une municipalité, un village, une autorité métropolitaine, un district, un comté, etc.);
• une administration hospitalière, c'est-à-dire une institution qui exploite un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière aux fins de la TPS/TVH. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la désignation des autorités hospitalières, veuillez consulter la Série des mémorandums sur la TPS/TVH, chapitre 25.2, Désignation comme administration hospitalière, disponible sous le classement par type de document à partir de la page Formulaires et publications du site Web de l'Agence du revenu du Canada (http://www.cra-arc.gc.ca).

Dans ce contexte également, une personne morale dont l'actif est considéré comme très important est une personne morale qui a un actif net d'au moins 75 millions de dollars d'après son dernier bilan vérifié et dont les actions sont cotées dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs hors du Canada désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également effectuer des opérations dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI). Pour en savoir plus au sujet des bourses de valeurs hors du Canada désignées par le ministre des Finances, veuillez consulter le communiqué du 2 juillet 2008 qui se trouve sous l'onglet Nouvelles du site Web du ministère des Finances (http://www.fin.gc.ca).

Pour connaître les pays membres du GAFI, consultez son site Web, à http://www.fatf-gafi.org.

3.2 Relevés d'opérations importantes en espèces

Il s'agit d'un document constatant la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d'un client au cours d'une seule opération. Par exemple, si votre client vous remet 10 000 $ en espèces pour effectuer un virement à son nom, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Ce genre d'opération exige aussi la présentation d'une déclaration à CANAFE, comme on l'explique dans la Ligne directrice 7 : Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE.

Si vous savez que deux ou plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune ont été effectuées au cours d'une même période de 24 heures consécutives par le même client ou pour son compte, elles sont considérées comme une seule opération importante en espèces si elles totalisent 10 000 $ ou plus. En pareil cas, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces et déclarer l'opération à CANAFE conformément aux explications qui précèdent.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ni de produire une telle déclaration à l'intention de CANAFE si l'argent reçu provient d'une entité financière ou d'un organisme public. Dans ce contexte, par entité financière on entend l'une ou l'autre des entités suivantes :

• une banque figurant aux annexes I ou II de la Loi sur les banques ou une banque étrangère autorisée quant à l'exercice d'activités au Canada;
• une coopérative de crédit ou une caisse populaire;
• dès le 31 juillet 2010, une coopérative de services financiers (dans la province du Québec) ou une centrale de caisses de crédit (dans toutes autres provinces);
• une société de fiducie ou de prêt;
• un mandataire de Sa Majesté qui se livre à l'acceptation de dépôts.

Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces
Pour toute opération importante en espèces, l'information à consigner sur le relevé est la suivante :

• le montant et la devise de la somme reçue;
• le nom, la date de naissance et l'adresse de la personne de qui vous recevez les fonds ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession;
• la date de l'opération;
• le détail de l'opération et son objet (par exemple, vous devez transférer les fonds au nom de votre client), y compris les autres personnes ou entités en cause (le cas échéant);
• la manière dont la somme a été reçue (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé ou d'une autre façon);
• si un compte a été touché par l'opération, les renseignements suivants :
  • le numéro et le type de chaque compte touché;
  • le nom au complet du titulaire du compte;
  • la devise dans laquelle sont effectuées les opérations à l'égard du compte.

Inscrivez de nombreux détails lorsque vous décrivez l'entreprise ou la profession. Évitez d'utiliser des termes généraux. Par exemple, pour un consultant, la profession inscrite doit refléter le domaine de consultation, comme « consultant en technologies de l'information » ou « forestier-conseil ». Pour un professionnel, l'occupation doit refléter la nature du travail, comme « ingénieur pétrolier » ou « médecin de famille ».

Veuillez consulter le paragraphe 3.5 pour de plus amples renseignements sur le contenu d'un relevé d'opération importante en espèces lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

3.3 Relevés de réception de fonds

Vous devez tenir un relevé suite à la réception d'une somme de 3 000 $ ou plus, qu'elle soit en espèces ou non. Si vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces, vous n'avez pas à tenir un relevé de réception de fonds pour la même opération.

Vous n'êtes pas obligé de tenir un relevé de réception de fonds si la somme reçue provient d'une entité financière ou d'un organisme public. Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est une entité financière dans ce contexte veuillez consulter le paragraphe 3.2. Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Contenu d'un relevé de réception de fonds
Pour toute réception de fonds, l'information à consigner sur le relevé est la suivante :

• le montant et la devise de la somme reçue;
• le nom, la date de naissance et l'adresse de la personne de qui vous recevez les fonds ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession;
• la date de l'opération;
• le détail de l'opération et son objet (par exemple, les fonds reçus sont pour le compte d'autrui), y compris les autres personnes ou entités en cause (le cas échéant);
• si les fonds reçus étaient en espèces, la manière dont la somme a été reçue (par exemple, en personne, par courrier, par véhicule blindé ou d'une autre façon);
• si un compte a été touché par l'opération, les renseignements suivants :
  • le numéro et le type de chaque compte touché;
  • le nom au complet du titulaire du compte;
  • la devise dans laquelle l'opération a été effectuée.

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Si le relevé de réception de fonds est au sujet d'une entité, le relevé doit également préciser le nom, l'adresse, et la nature de l'entreprise principale de l'entité.

Si le relevé de réception de fonds est au sujet d'une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération. Il peut s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'opération, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Veuillez consulter le paragraphe 3.5 pour de plus amples renseignements sur le contenu d'un relevé de réception de fonds lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

3.4 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses

Lorsque vous transmettez une déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous êtes tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE, pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations reliées à ce type de déclaration.

3.5 Documents concernant la vérification de l'identité

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne, comme l'explique la partie 4, en plus des documents précisés à la partie 3, vous devrez consigner le nom de cette personne dans le dossier. Vous devrez également y consigner les renseignements suivants :

Documents d'identification
Si vous utilisez un document d'identification pour vérifier l'identité de la personne, le dossier doit préciser le type de document que vous avez utilisé à cette fin, son numéro de référence et son lieu de délivrance.

Vérification de clients absents
Si vous n'utilisez pas un document d'identification mais plutôt les méthodes nécessaires pour vérifier l'identité d'un client absent (comme le décrit le paragraphe 4.6), vous devez préciser dans le dossier l'information suivante, selon la méthode de vérification utilisée :

• si vous avez utilisé un chèque compensé pour confirmer l'identité de la personne, le dossier doit comprendre le nom de l'entité financière et le numéro du compte de dépôt d'où le chèque a été tiré;
• si vous avez confirmé le fait que la personne détient un compte de dépôt auprès d'une entité financière, le dossier doit indiquer la date à laquelle vous avez confirmé l'existence de ce compte ainsi que le nom de l'entité financière où se trouve le compte et le numéro du compte;
• si l'identité de la personne avait déjà été confirmée par un affilié, le dossier doit inclure le nom de cette autre entité ainsi que le type de document utilisé au préalable pour vérifier l'identité ainsi que son numéro;
• si vous avez utilisé un produit d'identification, le dossier doit inclure le nom de ce produit, le nom de l'entité qui l'offre, le numéro de référence de la recherche et la date à laquelle vous avez utilisé le produit pour vérifier l'identité de la personne;
• si vous avez consulté un dossier de crédit, le dossier doit également comprendre le nom de l'entité qui détient ce dossier de crédit et la date à laquelle vous l'avez consulté;
• si vous avez utilisé une attestation signée par un commissaire aux serments canadien ou par un répondant canadien, vous devez tenir l'attestation.

4. Identification des clients

4.1 Quand et comment devez-vous vérifier l'identité des clients?

En tant que comptable ou cabinet d'expertise comptable, vous devez satisfaire à des obligations concernant l'identification des clients lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités décrites au début de la partie 2. Vous devez prendre les mesures qui suivent pour vérifier l'identité des personnes et des entités, sous réserve des exceptions générales indiquées au paragraphe 4.2.

Les paragraphes 4.3 à 4.5 décrivent les raisons pour lesquelles vous devez vérifier l'identité d'une personne qui effectue une opération nécessitant cette mesure. Toute personne dont vous ne pouvez vérifier l'identité selon ces règles doit être identifiée dans les circonstances décrites ici, sauf si une exception s'applique, comme l'explique le paragraphe suivant.

La partie 3 explique les exigences en matière de tenue de documents qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la vérification de l'identité des clients.

4.2 Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client

En plus des exceptions précisées tout au long de la partie 4, les exceptions générales suivantes s'ajoutent à l'obligation de vérifier l'identité des clients.

Personnes qui sont déjà des clients
Lorsque vous avez confirmé l'identité d'une personne, comme l'explique cette ligne directrice, vous n'êtes pas tenu de vérifier son identité de nouveau si vous la reconnaissez (soit son visage ou sa voix) dans le cadre d'une activité subséquente qui, normalement, nécessiterait le besoin de vérifier son identité. Toutefois, si vous avez des doutes quant aux renseignements déjà recueillis concernant l'identité, vous êtes tenu de vérifier de nouveau l'identité de cette personne.

Lorsque vous avez confirmé l'existence d'une personne morale ainsi que son nom, son adresse et le nom de ses directeurs, comme l'explique le paragraphe 4.7, vous n'êtes pas tenu de confirmer cette même information de nouveau.

Dès que vous avez confirmé l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, comme l'explique le paragraphe 4.7, vous n'êtes pas tenu de confirmer la même information de nouveau.

Certains types d'opérations
Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'un client, comme l'explique le paragraphe 4.5, si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important. Il en va de même pour les filiales de ces entités, si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Pour de plus amples renseignements sur ce qui constitue un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.3 Vérification de l'identité des clients pour les opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de la personne avec laquelle vous effectuez une opération importante en espèces au moment de l'opération, s'il s'agit d'une opération pour laquelle vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces, comme on le décrit au paragraphe 3.2.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.6 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne lors d'une opération importante en espèces.

4.4 Vérification de l'identité dans le cadre d'une opération douteuse

Lors de la déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous devez aussi prendre des mesures raisonnables, avant que l'opération ne soit déclarée, pour vérifier l'identité de la personne ayant effectué l'opération. Toutefois, vous n'avez pas à vérifier son identité dans les circonstances suivantes :

• si vous avez déjà vérifié l'identité de la personne, comme l'exige le règlement, et que vous n'avez aucun doute quant à cette vérification;
• si vous croyez que la vérification informerait la personne que vous soumettez une déclaration d'opération douteuse;
• si l'opération faisant l'objet de la déclaration était une tentative. La Ligne directrice 2 : Opérations douteuses, comprend de plus amples renseignements sur les obligations en matière de déclaration de tentatives d'opération douteuse.

Dans ce contexte, les mesures raisonnables pour vérifier l'identité de la personne comprennent l'utilisation des options offertes pour vérifier l'identité des personnes qui sont absentes. Vous pouvez également demander à la personne de produire un document d'identification. Toutefois, les mesures raisonnables ne comprennent pas les méthodes qui, selon vous, pourraient alerter la personne au fait que vous transmettez une déclaration d'opération douteuse.

4.5 Vérification de l'identité des clients pour les relevés de réception de fonds

Les obligations suivantes en matière de vérification de l'identité et de confirmation de l'existence des entités s'adressent à vous si vous devez conserver un relevé de réception de fonds, tel qu'expliqué au paragraphe 3.3.

Personnes
Vous devez vérifier l'identité des personnes pour lesquelles vous devez conserver un relevé de réception de fonds. Vous devez le faire au moment de l'opération associée au document.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.6 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne pour un relevé de réception de fonds.

Entités
Vous devez confirmer l'existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un relevé de réception de fonds. Vous devez le faire dans les 30 jours suivant la date à laquelle l'opération associée au document a été effectuée.

Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, en plus d'en confirmer l'existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs. Vous devez le faire dans les 30 jours suivant la date à laquelle l'opération associée au document a été effectuée.

Pour apprendre comment confirmer l'existence des entités qui sont des personnes morales, veuillez lire l'information comprise au paragraphe 4.7, sous la rubrique « Personnes morales ». Pour apprendre comment confirmer l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, veuillez lire le paragraphe 4.7, sous la rubrique « Entités autres que les personnes morales ».

4.6 Comment vérifier l'identité d'une personne

Voir le paragraphe 3.5 pour obtenir de l'information supplémentaire sur ce que doit contenir un document lorsque vous devez vérifier l'identité d'une personne.

On peut vérifier l'identité d'une personne au moyen du certificat de naissance, du permis de conduire, du passeport, de la fiche d'établissement, de la carte de résident permanent ou d'un autre document semblable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance-maladie provinciale de l'individu, à moins qu'une loi provinciale ou territoriale ne vous en empêche. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser une carte d'assurance-maladie de l'Ontario, du Manitoba ou de l'Île-du-Prince-Édouard car on interdit l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à cette fin dans ces provinces. Également, au Québec, vous ne pouvez pas demander à voir la carte d'assurance-maladie d'un client mais vous pouvez l'accepter si le client la présente à des fins d'identification. Si vous avez des questions quant à l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à des fins d'identification, veuillez communiquer avec l'émetteur provincial compétent afin d'obtenir de plus amples renseignements.

Un document peut être accepté à des fins d'identification s'il possède un numéro d'identification unique. De plus, le document doit avoir été émis par un gouvernement provincial ou territorial ou par le gouvernement fédéral. Par exemple, un certificat de naissance ou de baptême émis par un établissement religieux n'est pas acceptable. Une carte d'identification émise par un employeur pour un employé (c.-à-d. une carte d'identification d'employé) ne peut être acceptée.

Le document doit également être encore valide et ne peut être périmé. Par exemple, un permis de conduire périmé n'est pas acceptable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance sociale afin de vérifier l'identité des clients, mais le numéro d'assurance sociale (NAS) ne peut être fourni dans une déclaration que vous présentez à CANAFE. Le Commissariat à la protection de la vie privée (http://www.priv.gc.ca) a publié une fiche de renseignements sur les pratiques exemplaires pour l'utilisation des NAS. Veuillez consulter cette fiche afin d'obtenir de plus amples renseignements sur le sujet.

Des exemples des autres documents pouvant servir à vérifier l'identité d'un client comprennent un Certificat du statut d'Indien ou une carte émise par l'une des autorités suivantes ou toute entité qui lui succède :

• Insurance Corporation of British Columbia;
• Alberta Registries;
• Saskatchewan Government Insurance;
• Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations;
• Department of Transportation and Public Works de la province de l'Île-du-Prince-Édouard;
• Services Nouveau-Brunswick;
• Department of Government Services and Lands de la province de Terre-Neuve-et-Labrador;
• ministère des Transports des Territoires du Nord-Ouest; ou
• ministère du Gouvernement communautaire et des Transports du territoire du Nunavut.

Un document d'identification émis à l'étranger est également acceptable aux fins décrites dans cette ligne directrice s'il s'agit de l'équivalent d'un document canadien acceptable. Par exemple, un passeport étranger valide est acceptable.

Quand vous vérifiez l'identité d'une personne au moyen d'un document, il doit s'agir d'un original et non d'une copie du document. Si vous êtes dans l'impossibilité de le faire vous-même, vous pouvez faire appel à un mandataire pour examiner en votre nom l'original du document d'identification. Même si vous faites appel à un mandataire, vous demeurez responsable du respect des exigences d'identification des clients.

Utilisation d'un mandataire
Si vous utilisez les services d'un mandataire pour vérifier l'identité des clients, vous devrez avoir conclu par écrit un accord ou une entente avec ce mandataire à cette fin. Vous devrez aussi obtenir du mandataire les renseignements relatifs au client obtenus selon l'accord ou l'entente que vous avez avec lui.

Votre mandataire peut vérifier l'identité de vos clients en utilisant un document d'identification. Lorsque le client n'est pas présent lors d'une opération, votre mandataire peut utiliser les options décrites plus bas.

Personnes absentes
Si vous devez vérifier l'identité d'une personne qui n'est pas présente, vous devez utiliser l'une des options suivantes :

4.7 Vérification de l'identité des clients pour les personnes morales et les autres entités

Vous devez confirmer l'existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un relevé de réception de fonds dans les 30 jours suivant la date à laquelle l'opération associée au document a été effectuée. Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, en plus d'en confirmer l'existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs dans les 30 jours suivant l'opération.

Personnes morales
Pour confirmer l'existence d'une personne morale, on peut consulter l'un ou l'autre des documents suivants :

• le certificat de constitution de la personne morale;
• un document qui doit être déposé chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières;
• tout autre document qui confirme l'existence de la personne morale. Des exemples de ce genre de document comprennent le rapport annuel de la personne morale signé par un cabinet indépendant de vérificateurs, une lettre ou un avis de cotisation de la personne morale émis par un gouvernement municipal, provincial, territorial ou fédéral.

Ces documents doivent également comprendre la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que les noms de ses administrateurs. En ce qui a trait aux noms des administrateurs, il est possible que la liste remonte au moment de la demande de constitution. Pour les personnes morales qui sont des courtiers en valeurs mobilières, vous n'avez pas besoin de vérifier les noms des administrateurs.

Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence d'une personne morale peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document dans lequel sont consignés le numéro de constitution de la personne morale ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public. Par exemple, vous pouvez obtenir de l'information au sujet de la dénomination sociale et de l'adresse d'une personne morale et des noms de ses administrateurs en consultant la base de données de Corporations Canada qui se trouve sur le site Web d'Industrie Canada (http://www.ic.gc.ca). Vous pouvez également obtenir ce genre d'information en vous abonnant à un service de recherche et d'enregistrement des personnes morales.

Entités autres que les personnes morales
Pour confirmer l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, on utilise une convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence. Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence de l'entité peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document où sont consignés le numéro d'enregistrement de l'entité ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public.

4.8 Tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients

Votre programme de conformité doit comprendre une évaluation, dans le cadre de vos activités, du risque de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes. Selon les résultats de cette évaluation, en cas de risque élevé, vous devez prendre des mesures raisonnables pour tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients.

Dans ce contexte, des mesures raisonnables comprennent le fait de demander au client de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements. Pour les clients qui sont des personnes, des mesures raisonnables comprennent également le fait de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements par l'entremise des options qui permettent de vérifier l'identité des personnes absentes. Cela peut aussi comprendre l'obtention des renseignements verbalement afin de tenir les renseignements à jour.

Pour les clients qui sont des entités, les mesures raisonnables comprennent la consultation d'un document ou d'un dossier électronique, comme l'explique le paragraphe 4.7, ou l'obtention des renseignements verbalement afin de tenir les renseignements à jour.

La fréquence des mises à jour des renseignements sur l'identité des clients varie selon le contexte dans lequel les opérations se déroulent, donc d'une situation à l'autre. Toutefois, pour les situations posant des risques élevés, les mises à jour doivent être effectuées au moins à tous les deux ans.

La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité offre de plus amples renseignements sur les obligations en matière d'évaluation du risque.

5. Détermination quant aux tiers et documents connexes

5.1 Détermination quant aux tiers

Vous devez effectuer une détermination quant aux tiers lorsque vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces comme on l'explique au paragraphe 3.2. Vous devez prendre des mesures raisonnables pour établir si la personne qui vous remet la somme agit selon les instructions d'un tiers. La détermination quant aux tiers ne s'applique pas aux relevés de réception de fonds.

Dans un tel cas, le tiers est une personne ou une entité autre que la personne qui effectue l'opération. Lorsque vous devez déterminer si un « tiers » est en cause, il ne s'agit pas d'identifier le « propriétaire » de l'argent mais plutôt la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l'argent. Afin de déterminer le tiers, il est important d'établir si la personne qui est devant vous agit selon les instructions d'une autre. Si c'est le cas, cette autre personne est le tiers.

Aux fins de la détermination quant aux tiers, lorsque les employés agissent au nom de leur employeur, ils sont considérés comme agissant au nom d'un tiers.

Mesures raisonnables
Les mesures raisonnables pour déterminer un tiers varient en fonction des circonstances dans lesquelles elles sont prises; elles peuvent donc être différentes d'une situation à l'autre. Toutefois, des mesures raisonnables peuvent comprendre la recherche de renseignements déjà consignés dans vos dossiers ou ailleurs dans votre entreprise ou l'obtention de renseignements directement du client.

5.2 Documents sur les tiers

Si vous établissez que la personne effectuant l'opération agit pour le compte d'un tiers qui lui a fournit les instructions quant à l'opération, vous devez tenir un document où sont consignés les renseignements suivants :

• le nom du tiers, son adresse et la nature de son entreprise principale ou de sa profession;
• si le tiers est une personne, sa date de naissance;
• si le tiers est une personne morale, son numéro de constitution et le lieu de délivrance de son certificat de constitution;
• la nature du lien existant entre le tiers et la personne qui vous remet la somme. Vous trouverez des exemples de ce genre de lien au champ 18 de la partie G de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces.

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Si vous n'êtes pas en mesure d'établir si la personne agit selon les instructions d'un tiers, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu'il en est ainsi, vous devez tenir un document indiquant si la personne qui vous remet la somme déclare agir pour le compte d'un tiers. Le document doit également préciser les motifs qui vous portent à croire que la personne agit selon les instructions d'un tiers.

6. Comment tenir les documents?

Vous devez mettre sur pied un système efficace qui permet à CANAFE d'avoir accès aux documents en temps opportun. Vos documents doivent être tenus de façon à pouvoir être remis à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande aux fins d'examen.

Aux fins décrites dans cette ligne directrice, vous pouvez tenir les documents sous forme lisible par ordinateur ou en version électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit. Par exemple, si vous avez un système de visualisation des documents, vous n'êtes pas tenu de conserver le document original à cette fin, si vous pouvez en imprimer l'image.

La tenue de documents décrite dans la présente ligne directrice présente les exigences pour chaque document que vous devez conserver. Votre système de tenue de documents peut classer les renseignements requis pour un document particulier dans des endroits différents, mais vous devez être en mesure de facilement réunir tous les renseignements pour le document au besoin.

Vous n'êtes pas tenu de conserver une copie des déclarations que vous transmettez à CANAFE (autre que les déclarations d'opération douteuse tel qu'expliqué au paragraphe 3.4), mais vous pouvez choisir de le faire. On recommande que vous conserviez les renseignements compris dans l'accusé de réception que CANAFE vous fait parvenir pour chacune des déclarations traitées. Ces renseignements sont la date et l'heure de réception de la déclaration ainsi que le numéro d'identification de la déclaration.

Délai de conservation des documents
Les documents utilisés pour confirmer l'existence d'une entité (y compris une personne morale) doivent être conservés pendant cinq ans suivant la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.

Les copies de déclarations d'opération douteuse doivent être conservées pendant cinq ans suivant la date de soumission de la déclaration.

Tous les autres documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

Employés ou entrepreneurs qui tiennent des documents pour vous
Les employés qui tiennent des documents (comme on le décrit à la partie 3) appartenant à leur employeur ne sont pas obligés de conserver ces documents une fois que le lien d'emploi est rompu. Il en est de même pour les personnes liées par contrat, une fois que le lien contractuel est rompu. En d'autres termes, vous devez obtenir et conserver les documents qui étaient tenus par un employé ou un contractuel avant que le lien d'emploi ou le lien contractuel avec vous ait été rompu.

7. Pénalités pour non-conformité

Si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients, vous vous exposez à des accusations au criminel. Quiconque contrevient aux exigences de tenue de documents est passible, sur déclaration de culpabilité, d'un emprisonnement maximal de cinq ans et d'une amende maximale de 500 000 $, ou de l'une de ces peines. Autrement, si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients vous vous exposez à une pénalité administrative. Pour de plus amples renseignements sur les pénalités, vous pouvez aussi consulter la section Pénalités pour les cas de non-conformité du site Web de CANAFE.

8. Faites-nous part de vos observations

Ces lignes directrices seront mises à jour périodiquement. Si vous avez des commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider à en améliorer le contenu, veuillez les acheminer à l'adresse postale donnée ci-dessous ou faites parvenir un courriel à guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.

9. Comment nous joindre?

Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE, sur ses activités, sur la présentation de déclarations ou sur toute autre obligation, veuillez visiter le site Web de CANAFE, à http://www.canafe-fintrac.gc.ca, ou communiquez directement avec nous de l'une ou l'autre des manières suivantes :

Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
234, avenue Laurier Ouest, 24e étage
Ottawa (Ontario) K1P 1H7
CANADA

Numéro de téléphone sans frais : 1-866-346-8722