Ligne directrice 9 : Option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces à CANAFE

Annexe 2 : Contenu du Rapport d'entité financière sur les entreprises de clients

Vous devez produire ce rapport si vous choisissez l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces à l'égard de l'entreprise d'un client. Les conditions à respecter pour se prévaloir de cette option sont expliquées à la partie 2 de la présente ligne directrice.

Pour produire le rapport, veuillez utiliser le tableur approprié qui a été mis à votre disposition à la section de déclaration du site Web de CANAFE. Consultez l'un des paragraphes 3.1 ou 3.2 de cette ligne directrice pour savoir comment le retracer, le sauvegarder et le soumettre. Si vous avez déjà transmis un rapport à CANAFE, mais que vous désirez ajouter un nouveau client, apporter des modifications aux renseignements d'un client (selon le paragraphe 3.3) ou effectuer une vérification annuelle (selon le paragraphe 3.4), utilisez la plus récente version sauvegardée de votre tableur.

Entrez la date de votre rapport dans le champ réservé à cette fin au-dessus de la partie A. Indiquez s'il s'agit du rapport initial (« Original ») (O), d'une mise à jour (« Update ») (U) visant à modifier certains renseignements déjà fournis à l'égard des entreprises de vos clients ou de l'ajout de nouveaux clients, ou d'une vérification annuelle (V).

La plupart des champs du rapport sont marqués d'un astérisque (*). Cela signifie que vous devez les remplir. La partie D ne doit être remplie que lorsque votre cadre dirigeant effectue la vérification annuelle visant à s'assurer que le client respecte toujours les conditions établies. Cette vérification est requise au moins une fois à tous les douze mois.

PARTIE A - Renseignements sur l'entité financière

Cette partie sert à donner des renseignements sur vous, l'entité financière auprès de laquelle le client constitué en personne morale a un compte. Si vous avez plusieurs succursales, vous pouvez soumettre un seul rapport pour l'ensemble de vos succursales. Si c'est le cas, donnez l'adresse d'où vous produisez le rapport. Par exemple, si vous produisez le rapport de votre siège social, indiquez l'adresse de votre siège social.

Champ A1* Numéro d'identification de l'entité financière
Entrez le même numéro d'identification que vous utilisez pour faire une déclaration d'opérations importantes en espèces à CANAFE (c.-à-d. votre numéro d'entité).

Champ A2* Dénomination sociale de l'entité financière
Entrez la dénomination sociale au complet de votre entité financière, comme pour une déclaration d'opérations importantes en espèces à CANAFE.

Champs A3* à A6* Adresse au complet de l'entité financière
Entrez votre adresse municipale, votre ville, votre province et votre code postal.

PARTIE B - Renseignements sur le client

Cette partie sert à donner des renseignements sur le client à l'égard duquel vous choisissez l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces. Veuillez vous assurer de respecter les conditions énoncées à la partie 2 de la présente ligne directrice. Vous avez la possibilité de répondre au questionnaire de l'annexe 3 pour chaque entreprise de client afin de vérifier si les conditions sont réunies.

Remplissez une ligne complète de la partie B pour chaque entreprise de client à l'égard de laquelle vous choisissez de ne pas produire de déclarations d'opérations importantes en espèces. Si les cent lignes du tableur qui ont été mises à votre disposition ne suffisent pas, ajoutez les lignes dont vous avez besoin après la centième.

Colonne « Indicateur de mise à jour »
Pour chaque ligne correspondant à l'ajout d'un client non inclus dans le rapport précédent, entrez « A » dans la colonne « Indicateur de mise à jour » située à gauche du champ B1. L'ajout de clients ne peut se faire que dans le cadre d'un rapport initial (de type « O ») ou d'un rapport mis à jour (de type « U »).

Si vous apportez des changements aux renseignements d'un client inclus dans un rapport précédent, que ce soit à son nom ou à son adresse, à la nature de son entreprise ou à sa date de constitution, entrez « C » pour ce client dans la colonne « Indicateur de mise à jour » située à gauche du champ B1. Des modifications ou des ajouts ne peuvent se faire que dans le cadre d'un rapport mis à jour (de type « U »).

Si vous effectuez une vérification annuelle (de type « V »), entrez « V » dans la colonne « Indicateur de mise à jour » pour chaque client faisant l'objet de la vérification. Ensuite, remplissez la partie D pour chacun de ces clients, la seule partie devant être remplie dans le cas d'une vérification annuelle. Seul l'indicateur de mise à jour « V » doit paraître dans ce type de rapport. Pour tous les autres clients qui ne nécessitent pas de vérification annuelle, n'inscrivez aucun renseignement dans la colonne « Indicateur de mise à jour ».

Champs B1* et B2* Nature de l'entreprise du client
Indiquez la nature de l'entreprise de votre client au champ B1 et entrez son numéro de code du SCIAN au champ B2. Veuillez consulter l'annexe 1 pour connaître les codes du SCIAN admissibles aux fins de l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces.

Champs B3* à B8* Nom et adresse du client
Entrez le nom de votre client ainsi que l'adresse municipale, la ville, la province ou l'État, le pays et le code postal de son entreprise.

Champs B9* à B11* Renseignements sur la constitution en personne morale de l'entreprise de votre client
Entrez le numéro de constitution de l'entreprise de votre client, sa date de constitution en personne morale et l'autorité législative compétente (le cas échéant). Si le rapport porte sur plusieurs entreprises à l'égard de la même personne morale, veuillez répéter les renseignements sur la constitution en personne morale pour chacune d'elles. S'il n'existe aucun numéro de constitution pour la société, entrez « S/O » dans le champ B9.

Les clients qui ne sont pas constitués en personne morale ne peuvent pas faire l'objet du présent rapport, car ils ne respectent pas les conditions énoncées au paragraphe 2.1 de cette ligne directrice.

Champs B12* et B13* Dépôts en espèces au cours des douze derniers mois
Entrez au champ B12 la valeur totale, en dollars canadiens, des dépôts en espèces faits par votre client au cours des douze derniers mois dans le cadre des activités de son entreprise. Entrez au champ B13 le nombre total de dépôts en espèces faits par ce client au cours des douze derniers mois dans le cadre des activités de son entreprise. Comme cela est expliqué à la partie 2, l'entreprise doit avoir effectué au moins 104 dépôts en espèces au cours des douze derniers mois. Ainsi, la valeur totale, en dollars canadiens, devrait être égale ou supérieure à 1 040 000 $.

PARTIE C - Nom de la personne-ressource de l'entité financière

Cette partie sert à donner des renseignements sur la personne avec qui CANAFE peut communiquer pour obtenir des précisions sur ce rapport. Vous ne devez remplir la partie C que si vous produisez un rapport initial (O) ou un rapport mis à jour (U) visant à ajouter un client ou à modifier certains renseignements déjà fournis à l'égard des entreprises de vos clients.

Champs C1*, C2* et C3 Nom de la personne-ressource
Indiquez le nom de la personne avec qui CANAFE peut communiquer pour obtenir des précisions sur ce rapport.

Champ C4* Numéro de téléphone de la personne-ressource
Entrez le numéro de téléphone, y compris l'indicatif régional, de la personne avec qui CANAFE peut communiquer pour avoir des précisions. Indiquez le numéro du poste téléphonique au champ C5, le cas échéant.

PARTIE D - Vérification annuelle

Cette partie sert à confirmer que l'entreprise d'un client continue de respecter les conditions établies à la partie 2 de la présente ligne directrice pour pouvoir bénéficier de l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces. Cette vérification doit se faire au moins à tous les douze mois pour chaque entreprise de client apparaissant sur votre liste.

Vous n'êtes pas obligé de vérifier toutes les entreprises de clients au même moment. Ce qui importe est de vérifier si les conditions sont toujours réunies pour chaque client au moins une fois à tous les douze mois. Par exemple, si vous avez ajouté un client à votre liste en février 2008 et un autre en mars 2008, vous devez effectuer la vérification annuelle du premier avant la fin de février 2009, et celle du second, avant la fin de mars 2009. Puisque vous pouvez effectuer vos vérifications à tout moment pendant la période de douze mois, vous pouvez donc choisir de vérifier les données de ces deux clients en février 2009. Cependant, la prochaine vérification annuelle de ces deux clients devra être effectuée avant la fin de février 2010.

Veuillez ne pas ajouter de nouveaux clients et ne pas modifier les renseignements sur les clients présentés aux parties A, B ou C de votre rapport au moment de faire votre vérification annuelle. Toutefois, si vous découvrez, lors de votre vérification annuelle, qu'une entreprise de client apparaissant sur votre liste ne respecte plus les conditions établies, assurez-vous de la retirer du rapport et de votre liste.

Champs D1, D2 et D3 Nom du cadre dirigeant
Entrer le nom du cadre dirigeant qui a confirmé que les conditions sont toujours réunies pour l'entreprise donnée d'un client. Il n'est pas nécessaire que ce soit la même personne qui effectue la vérification de chaque client.

Champ D4 Date de la vérification
Entrer la date à laquelle le cadre dirigeant a confirmé que le client respecte toujours les conditions requises pour pouvoir choisir l'option de remplacement de la déclaration relative aux opérations importantes en espèces.