Courtiers de change et entreprises de services monétaires

Les changements touchant les courtiers de change et les entreprises de transferts de fonds ou de vente de titres négociables (entreprises de services monétaires) sont décrits ci-dessous. À moins d’indication contraire, ces changements entreront en vigueur le 23 juin 2008.

La définition d’entreprises de services monétaires sera modifiée pour inclure les courtiers de change. Cela signifie que les renseignements concernant les exigences liées aux activités de change seront inclues dans les exigences des entreprises de services monétaires. Ceci signifie également que les champs associés à l’entité déclarante « courtier de change » n’existeront plus pour les déclarations des opérations douteuses, les déclarations d’opérations importantes en espèces et les déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste.

Table des matières

1. Changements touchant les déclarations

   1.1 Déclaration de télévirements

   1.2 Déclaration des opérations douteuses

   
   
2. Changements touchant la tenue de documents et la vérification de l’identité des clients

   2.1 Vérification de l’identité des clients

   2.2 Bénéficiaires effectifs

   2.3 Étrangers politiquement vulnérables

   2.4 Autres changements à la tenue de documents

   2.5 Accord de relation commerciale suivie

   2.6 Réception ou transfert de fonds

   2.7 Dossier-client

   2.8 Date de naissance dans les documents

   
   
3. Changements touchant votre programme de conformité
    
4. Inscription

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1. Changements touchant les déclarations

1.1 Déclaration de télévirements

À compter du 30 juin 2007, lorsque vous transmettez ou recevez un télévirement pour deux bénéficiaires ou plus, la règle de 24 heures ne s’appliquera pas pour tout montant de moins de 10 000 $ si le télévirement a été demandé par un organisme public, une personne morale dont l’actif est très important ou l’administrateur d’un fonds de pension régi par une loi fédérale ou provinciale.

Les changements qui suivent entreront en vigueur le 23 juin 2008.

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1.2 Déclaration des opérations douteuses

Lorsque vous soumettez une déclaration des opérations douteuses à CANAFE, vous devrez en conserver une copie.

Actuellement, l’exigence de déclaration s’applique uniquement aux opérations douteuses qui sont complétées. Lorsque les changements entreront en vigueur, cette exigence s’appliquera aussi aux tentatives d’opérations douteuses.

De plus, quand vous devrez déclarer une opération douteuse à CANAFE, vous devrez aussi prendre des mesures raisonnables, avant que l’opération ne soit déclarée, pour vérifier l’identité de la personne qui a effectué une telle opération.

Toutefois, vous n’aurez pas à vérifier son identité dans les circonstances suivantes :

• si vous avez déjà vérifié l’identité de la personne comme l’exige le règlement;
• si vous croyez que la vérification informerait la personne que vous soumettez une déclaration des opérations douteuses.

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2. Changements touchant la tenue de documents et la vérification de l’identité des clients

Actuellement, vous n’avez pas à consigner sur le relevé d’opération importante en espèces les renseignements qui peuvent être facilement extraits d’autres documents que vous devez tenir selon les règlements. À compter du 30 juin 2007, il en sera de même pour les autres documents que vous devez tenir. Autrement dit, si vous tenez des renseignements dans un document, vous n’aurez pas à tenir les mêmes renseignements dans un autre document.

Les changements qui suivent entreront en vigueur le 23 juin 2008.

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2.1 Vérification de l’identité des clients

Doutes quant aux renseignements recueillis

Actuellement, si vous avez vérifié l’identité d’une personne, vous n’avez pas à le faire à nouveau si vous la reconnaissez. Lorsque les changements entreront en vigueur, si vous avez des doutes quant aux renseignements recueillis précédemment à l’égard de l’identité d’une personne, vous devrez vérifier son identité à nouveau.

Vérification de l’identité en l’absence d’une personne

Actuellement, si vous devez vérifier l’identité d’une personne absente, vous pouvez faire appel à un mandataire pour vérifier l’identité en votre nom (consultez le recours à un mandataire ci-dessous).

Lorsque les changements entreront en vigueur, à moins de faire appel à un mandataire, vous pourrez utiliser une combinaison de deux des méthodes suivantes :

• en vous référant à un produit d’identification indépendant , ou avec la permission de la personne, à son dossier de crédit;
• en obtenant l’attestation d’un document d’identification à l’égard de la personne auprès d’un commissaire à l’assermentation ou d’un répondant;
• en confirmant qu’un chèque tiré par la personne sur un compte de dépôt auprès d’une entité financière (autre qu’un compte qui fait l’objet d’une exception quant aux exigences de vérification de l’identité) a été compensé;
• en confirmant que la personne est titulaire d’un compte de dépôt auprès d’une entité financière (autre qu’un compte qui fait l’objet d’une exception quant aux obligations de vérification de l’identité).

Vous ne pouvez pas combiner les deux méthodes mentionnées au premier point qui utilisent le produit d’identification et le dossier de crédit, ni combiner celles qui utilisent le chèque compensé et la confirmation d’un compte de dépôt, comme expliqué dans les deux derniers points.

Vous ne devriez vous fier à ces méthodes combinées que si les renseignements obtenus à l’égard de la personne sont les mêmes pour chaque méthode d’identification et correspondent aux renseignements dans vos dossiers.

Renseignements concernant l’identification dans les dossiers

Lorsque vous devez vérifier l’identité d’une personne relativement à un document que vous constituez ou pour une opération financière que la personne effectue, vous devrez indiquer les renseignements sur la façon dont l’identité de la personne a été vérifiée dans le document que vous tenez . Ceci s’applique actuellement aux dossiers-client, aux fiches d’opérations et aux relevés d’opérations importantes en espèces. Cependant, lorsque les changements entreront en vigueur, ceci s’appliquera à tout document que vous devez tenir et pour lequel vous devez vérifier l’identité du client.

Recours à un mandataire pour vérifier l’identité d’un client

Si vous confiez à un mandataire la responsabilité de vérifier l’identité de vos clients, vous devrez avoir conclu par écrit un accord ou une entente avec ce mandataire pour ce faire. Vous devrez aussi obtenir du mandataire les renseignements relatifs au client selon l’accord ou l’entente que vous avez avec lui.

Vous pourrez avoir recours à un mandataire seulement si celui-ci vérifie l’identité de la personne en utilisant un document original d’identification.

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2.2 Bénéficiaires effectifs

Lorsque vous devez vérifier l’existence d’une entité, vous devrez aussi prendre des mesures raisonnables pour obtenir les renseignements suivants et, le cas échéant, les conserver dans un document :

• s’il s’agit d’une personne morale, les nom et profession de tous ses administrateurs ainsi que les nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent directement ou indirectement au moins 25 % de ses actions;
• s’il s’agit d’une entité autre qu’une personne morale, les nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement au moins 25 % de celle-ci.

Si vous ne pouvez obtenir les renseignements concernant les bénéficiaires effectifs, vous devrez conserver un document qui en explique les raisons.

Si vous devez vérifier l’existence d’une entité qui est un organisme sans but lucratif, vous devrez aussi établir et conserver un document comportant les renseignements suivants indiquant qu’il s’agit, selon le cas :

• d’un organisme de bienfaisance enregistré aux fins de l’impôt sur le revenu;
• sinon, un organisme qui sollicite des dons de bienfaisance en argent du public.

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2.3 Étrangers politiquement vulnérables

Un étranger politiquement vulnérable est une personne qui occupe ou a occupé l’une des charges suivantes au sein d’un État étranger ou pour son compte :

• chef d’État ou de gouvernement;
• membre du conseil exécutif de gouvernement ou membre d’une assemblée législative;
• sous-ministre ou titulaire d’une charge de rang équivalent;
• ambassadeur, ou attaché ou conseiller d’un ambassadeur;
• officier ayant le rang de général ou un rang supérieur;
• dirigeant d’une société ou d’une banque d’État;
• chef d’un organisme gouvernemental;
• juge;
• leader ou président d’un parti politique représenté au sein d’une assemblée législative.

Un étranger politiquement vulnérable comprend aussi les membres de sa famille immédiate tels que :

• son époux ou conjoint de fait;
• sa mère ou son père;
• son enfant;
• son frère ou demi-frère, sa sœur ou demi-sœur;
• la mère et le père de son époux ou conjoint de fait.

Détermination

Lorsque les changements entreront en vigueur, vous devrez prendre des mesures raisonnables pour établir si une personne qui est à l’origine d’un télévirement de 100 000 $ ou plus ou qui en est le destinataire est un étranger politiquement vulnérable. Cette détermination doit être établie dans les 14 jours suivant la date de l’opération.

Si vous établissez qu’une personne est un étranger politiquement vulnérable, vous devrez :

• prendre des mesures raisonnables pour établir l’origine des fonds ayant servis à la personne à l’origine de l’opération;
• dans les 14 jours suivant la date de l’opération, obtenir l’examen de l’opération par un membre de la haute direction.

Si vous avez établi qu’une personne est un étranger politiquement vulnérable, vous n’avez pas à le faire à nouveau.

Documents

Une fois que l’opération a été examinée comme expliqué précédemment, vous devrez tenir un document qui contient les renseignements suivants :

• la charge à l’égard de laquelle la personne est un étranger politiquement vulnérable;
• si elle est connue, l’origine des fonds utilisés pour l’opération;
• la date à laquelle vous avez établi que la personne est un étranger politiquement vulnérable;
• le nom du membre de la haute direction qui a examiné l’opération;
• la date à laquelle l’opération a été examinée.

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2.4 Autres changements à la tenue de documents

Dossiers de crédit et notes de service internes

Actuellement, si vous êtes une entité se livrant à des opérations de change, vous devez tenir tout dossier de crédit que vous constituez dans le cours normal de vos activités. De plus, lorsque vous êtes une entité se livrant à des opérations de change, vous devez tenir toutes les notes de service internes que vous recevez ou établissez dans le cours normal de vos activités qui concernent les services fournis à la clientèle. Ces deux exigences s’appliqueront à toutes les entreprises de services monétaires qu’elles se livrent ou non à des opérations de change.

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2.5 Accord de relation commerciale suivie

De plus, lorsque les changements entreront en vigueur, au moment où vous établissez un accord de relation commerciale suivie avec une entité pour le télévirement, la remise de fonds, des opérations de change, ou un accord de relation commerciale pour l’émission ou le rachat de mandats-poste, chèques de voyage ou autres titres négociables, vous devrez tenir les renseignements suivants :

• un document qui indique les nom, adresse, date de naissance et profession des personnes ayant signé l’accord au nom de l’entité;
• un dossier-client pour l’entité;
• une liste contenant les nom, adresse et date de naissance de chaque employé habilité à ordonner des opérations selon l’accord.

Vous devrez aussi vérifier l’existence d’une entité avec laquelle vous avez un tel accord. De plus, si l’entité est une personne morale, vous devrez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse ainsi que les noms de ses administrateurs. Toutefois, si l’entité est un organisme public, une personne morale dont l’actif est très important ou une filiale de l’un ou l’autre, vous n’avez pas à vérifier l’identité de cette personne morale ou entité ni à tenir de dossier-client.

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2.6 Réception ou transfert de fonds

Document pour les télévirements

Lorsque vous transmettez ou recevez un montant de 3 000 $ ou plus par tout moyen, ou par l’intermédiaire d’une personne, d’une entité ou d’un réseau de télévirement, vous devez présentement tenir un document dans lequel sont consignés les nom et adresse du client qui ordonne l’opération. Lorsque les changements entreront en vigueur, cette exigence s’appliquera lorsque vous transmettez ou recevez un montant de 1 000 $ ou plus. De plus, le document devra aussi inclure les renseignements suivants :

• le numéro de téléphone et la nature de l’entreprise principale ou de la profession du client qui demande l’opération;
• si le client est une personne, sa date de naissance;
• le numéro de référence et la date de l’opération;
• le nom de la personne ou de l’entité à qui le montant est remis ou transmis;
• le montant total et la devise de l’opération.

Renseignements à inclure avec les télévirements

Pour tous les télévirements que vous transmettez à la demande d’un client, lorsque le réseau de télévirement le permet, vous devrez y inclure les renseignements relatifs au demandeur, à savoir, ses nom, adresse, et le cas échéant son numéro de compte ou tout autre numéro de référence. Si vous transmettez des télévirements en tant que membre du réseau SWIFT, ces exigences s’appliqueront aussi à tous les messages SWIFT MT103 que vous transmettez au Canada. Ces exigences ne s’appliquent pas aux télévirements suivants :

• ceux effectués par carte de crédit ou de débit pour lesquels le destinataire conclut un accord avec le fournisseur de services permettant le paiement de biens et de services;
• ceux pour lesquels le destinataire retire de l’argent de son compte;
• ceux effectués par dépôt direct ou débit pré-autorisé;
• ceux effectués par imagerie et présentation de chèques.

Vous devrez aussi prendre des mesures raisonnables afin de vous assurer que ces renseignements soient inclus pour tous les télévirements que vous recevez, y compris les télévirements SWIFT MT103 au Canada.

À compter du 23 juin 2009, les exigences concernant la transmission des renseignements relatifs au demandeur ne seront plus assujetties aux moyens du réseau de télévirement.

Les changements qui suivent entreront en vigueur le 23 juin 2008.

Vérification de l’identité des clients pour les virements de fonds

Actuellement, vous devez vérifier l’identité d’une personne dans les situations suivantes :

• lorsque vous émettez ou rachetez des mandats-poste, des chèques de voyage ou des titres négociables semblables, si ceux-ci sont de 3 000 $ ou plus;
• lorsque vous transmettez ou recevez un montant de 3 000 $ ou plus par tout moyen, par l’intermédiaire d’une personne, d’une entité ou d’un réseau de télévirement;
• lorsque vous effectuez une opération de change de 3 000 $ ou plus.

Lorsque les changements entreront en vigueur, vous devrez aussi vérifier l’identité d’une personne lorsque vous recevez ou transmettez un montant de 1 000 $ ou plus.

Vous n’aurez pas à vérifier l’identité d’une personne habilitée à donner des instructions pour le compte de son employeur lorsque vous avez avec ce dernier un accord de relation commerciale continue comme expliqué ci-dessus.

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2.7 Dossier-client

Lorsque vous devez tenir un dossier-client, vous devrez vérifier l’identité de la personne morale ou de l’entité, dans les 30 jours suivant la constitution du dossier-client au lieu des six mois actuels. Vous n’aurez pas à tenir un dossier-client à moins que vous n’ayez un accord de relation commerciale suivie avec une entité (comme expliqué ci-dessus). Dans ces situations, vous devrez vérifier son l’existence. De plus, si l’entité est une personne morale, vous devrez conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci qui indique toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération effectuée.

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2.8 Date de naissance dans les documents

Vous devez actuellement consigner le nom et l’adresse d’une personne pour qui vous émettez ou rachetez des chèques de voyage, des mandats-poste ou des titres négociables semblables de 3 000 $ ou plus. Lorsque les changements entreront en vigueur, vous devrez aussi consigner la date de naissance de la personne. Actuellement, ceci ne s’applique qu’à certains documents lorsque vous devez vérifier l’identité d’une personne.

Lorsque vous devez tenir un relevé d’opération importante en espèces ou un document à l’égard d’une personne en tant que tiers, vous devrez indiquer sa date de naissance sur le document.

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3. Changements touchant le programme de conformité

En plus de nommer une personne responsable pour la mise en œuvre de votre programme de conformité, lorsque les changements entreront en vigueur, vous devrez inclure les éléments suivants :

• élaborer, appliquer et mettre à jour des principes et des mesures de conformité écrits. Si vous êtes une entité, ils doivent être approuvés par un dirigeant;
• évaluer et documenter selon vos besoins les risques liés au recyclage des produits de la criminalité et du financement des activités terroristes en tenant compte de :
  • vos clients et vos relations d’affaires;
  • vos produits, moyens de distribution et les emplacements géographiques où vous exercez vos activités commerciales;
  • tout autre critère approprié.
• élaborer et mettre à jour un programme écrit de formation continue axée sur la conformité pour vos employés, mandataires ou autres personnes habilités à agir en votre nom;
• établir un mécanisme d’examen pour évaluer l’efficacité de vos principes et mesures, votre évaluation du risque et votre programme de formation. L’examen devra se faire à tous les deux ans, soit par un vérificateur interne ou externe ou par une personne de votre organisme si vous n’avez pas de vérificateur.

Si vous êtes une entité, dans les trente jours suivant l’examen ci-dessus, vous devrez faire rapport par écrit des conclusions de l’examen, y compris toute mise à jour de vos principes et mesures de conformité ainsi que l’état d’avancement de leur mise en œuvre à l’un de vos dirigeants.

Si vous établissez que des risques élevés liés au recyclage des produits de la criminalité et du financement des activités terroristes existent, vous devrez prendre des mesures pour les atténuer, et prendre les mesures raisonnables suivantes :

• tenir à jour les renseignements quant à l’identité des clients et des bénéficiaires effectifs;
• assurer un contrôle continu des opérations financières pour déceler les opérations douteuses.

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4. Inscription

À compter du 23 juin 2008, vous devrez être inscrit auprès de CANAFE si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• vous vous livrez aux opérations de change ou exploitez une entreprise qui remet ou transmet des fonds par tout moyen ou par l’intermédiaire d’une personne, d’une entité ou d’un réseau de télévirement;
• vous émettez ou rachetez des mandats-poste, des chèques de voyage ou d’autres titres négociables semblables (à l’exclusion des chèques libellés au nom d’une personne ou d’une entité).

Pour faire une demande d’inscription, vous devrez fournir des renseignements identificateurs ainsi que des renseignements commerciaux à CANAFE. Vous devrez aussi aviser CANAFE des modifications à ces renseignements dans les 30 jours et vous devrez renouveler votre inscription à tous les deux ans. Si vous cessez vos activités, vous devrez aussi en aviser CANAFE dans les 30 jours.

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